การจัดสรรต้นทุนโครงการ (Project Cost Allocation)

การจัดสรรต้นทุนโครงการ

(Project Cost Allocation)

การจัดสรรต้นทุนโครงการสามารถประมาณการรายได้และต้นทุนของสัญญาโครงการได้อย่างสมเหตุสมผล โดยกำไรขาดทุนของโครงการสามารถคำนวณได้ตามสัดส่วนของวิธีการทำให้สำเร็จ

การรับรู้รายได้ของโครงการค่อนข้างง่ายมีเพียงแค่ออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของสัญญาโครงการเท่านั้น แต่วิธีรับรู้ต้นทุนและค่าใช้จ่ายโครงการทั้งหมดนั้นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างจะละเอียดอ่อน เช่น การแบ่งประเภทต้นทุนกับค่าใช้จ่ายว่าจัดอยู่ในโครงการอะไร ? หรือ หัวหน้าโปรเจกต์คนเดียวต้องจัดการทั้งโปรเจกต์ขนาดใหญ่และขนาดเล็กหลายโปรเจกต์ทุกเดือน นอกจากนั้นแผนกจัดซื้อยังคงต้องรับผิดชอบในการติดตามความคืบหน้าของซัพพลายเออร์เพื่อจัดซื้ออุปกรณ์หรือวัสดุที่จำเป็นสำหรับโปรเจกต์ด้วย ฉะนั้น ! เงินเดือนของพนักงานเหล่านี้ก็ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายของโปรเจกต์ซึ่งต้องลงรายละเอียดอย่างเหมาะสม เพื่อแยกประเภทการทำงานชนิดต่างๆ และจัดสรรค่าใช้จ่ายให้เข้ากับแต่ละโปรเจกต์

วิธีดำเนินการตามรายละเอียดด้านล่างนี้จะช่วยคุณได้อย่างแน่นอน

1. หลังจากที่แต่แผนกได้รับหน้าที่ต่างๆในโปรเจกต์จะต้องปฏิบัติตามแผนการประเมินผลต่อไปนี้

1. ตั้งรหัสโปรเจกต์ :  กรอกรายได้และต้นทุนที่คาดการณ์
2. สร้างใบสั่งขาย : ระบุรหัสโปรเจกต์ เพื่อติดตามความคืบหน้าของสัญญาและกำหนดยอดเงิน
3. สร้างใบขอสั่งซื้อและระบุหัสของโปรเจกต์ : อ้างอิงตามข้อตกลงในสัญญาเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์และวัสดุที่จำเป็นในโปรเจกต์
4. ทำเบิกค่าใช้จ่าย : ของแต่ละแผนกที่ร่วมทำงานตามรหัสของโปรเจกต์

2. แผนกจัดซื้อดำเนินการจัดซื้อและเลือกซัพพลายเออร์ตามใบขอสั่งซื้อจากแผนกที่ร่วมงาน

1. ติดตามอุปกรณ์และวัสดุจนกว่าเข้าพื้นที่(ไซต์งาน)รวมถึงตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพ
2. กรณีที่โครงการมีงานแขนงย่อย สามารถสร้างรหัสให้กับงานแขนงย่อยของโครงการได้
3. กำกับดูแลสถานะและความคืบหน้างานแขนงย่อยต่างๆของโปรเจกต์ (ตามรหัสงานแขนงย่อย)
4. บันทึกการทำงานโดยจำแนกตามรหัสโปรเจกต์หรือรหัสงานแขนงย่อยของโปรเจกต์ต่างๆ
5. ทำใบขอทำการชำระเงินค่ารับมอบตามการจัดซื้อของรหัสโปรเจกต์หรือรหัสงานแขนงย่อยของโปรเจกต์

3. แผนกปฏิบัติสามารถติดตามความต้องการของหน้างานได้

1. กำหนด Cost Center : เลือกแผนกปฏิบัติให้เหมาะกับงานที่ถูกต้อง ตัวอย่างโปรเจกต์ตามภาพแบ่งออกเป็น North, Centre และ South โปรเจกต์
2. นำอุปกรณ์และวัตถุดิบเข้าพื้นที่(ไซต์งาน)ตามรหัสโปรเจกต์รพร้อมทั้งทดสอบและติดตั้ง
3. ให้บุคลากรที่เกี่ยวกับโปรเจกต์บันทึกการทำงานตามรหัสโครงการ
4. ทำใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายงานตามรหัสโปรเจกต์

ทุกๆสิ้นเดือน แผนกการเงินจะรวบรวมใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินตามรหัสโปรเจกต์ (เช่น ใบแจ้งค่าตรวจรับงานแขนงย่อยของโปรเจกต์/ใบรับอุปกรณ์และวัตถุดิบของโปรเจกต์/ใบบันทึกการทำงาน/ใบแจ้งค่าใช้จ่ายอื่นๆของโปรเจกต์/ตารางค่าตอบแทนของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์) เพื่อยืนยันต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละเดือนตามรหัสโปรเจกต์และค่าต้นทุนที่ต้องทำการจัดสรรให้เข้ากับโปรเจกต์  

ค่าใช้จ่ายที่ต้องจัดให้เข้ากับรหัสโปรเจกต์ทางตรง

1.       ค่าใช้จ่ายที่เบิกตามรหัสโปรเจกต์ เช่น ค่าเช่าสำนักงาน รวมถึง ค่าน้ำ ค่าไฟ และอื่นๆ

2.       การนำอุปกรณ์และวัตถุดิบเข้าพื้นที่(ไซต์งาน)พร้อมทั้งทดสอบและติดตั้ง

3.       ค่าตรวจรับงานแขนงย่อยของโปรเจกต์

ค่าใช้จ่ายที่ต้องจัดให้เข้ากับรหัสโปรเจกต์ทางอ้อม

1.    ค่าตอบแทนบุคลากรของโปรเจกต์

คำนวณหาค่าตอบแทนของบุคลากรในโปรเจกต์กับข้อมูลบันทึกการทำงานประจำเดือนของพนักงานคนนั้นๆตามรหัสโปรเจกต์ (ตามรูปสัญลักษณ์A)

2.    พนักงานแผนกจัดซื้อกำกับดูแลค่าใช้จ่ายงานแขนงย่อยของโปรเจกต์ 

นำค่าตอบแทนของพนักงานฝ่ายจัดซื้อและข้อมูลบันทึกการทำงานประจำเดือนมาคำนวณหาค่าตอบแทนของพนักงานคนนั้นๆตามรหัสโปรเจกต์ (ตามรูปสัญลักษณ์C)

3.    ค่าตอบแทนของพนักงานระดับบริหารในโปรเจกต์

นำค่าตอบแทนของพนักงานระดับบริหารและสัดส่วนตามกำหนดของแต่ละบุคคล จัดสรรไปที่ cost center ก่อน จากนั้นค่อยนำไปเทียบกับชั่วโมงการทำงานรวมของโปรเจกต์ประจำเดือน จากนั้นจัดสรรให้เข้ากับแต่ละรหัสโปรเจกต์ (ตามรูปสัญลักษณ์B)

4.    หากยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆอีก ก็ต้องจัดสรรให้เข้ากับแต่ละโปรเจกต์

กำหนดเป็นสัดส่วนก่อนแล้วค่อยจัดสรรให้เข้ากับแต่ละ cost center และนำไปเทียบกับชั่วโมงรวมการทำงานของแต่ละโปรเจกต์ประจำเดือน จากนั้นจัดสรรให้เข้ากับแต่ละรหัสโปรเจกต์ ตามรูปสัญลักษณ์ B และ C)

กรณีที่ไม่สามารถจำแนกค่าใช้จ่ายได้กับรหัสโปรเจกต์ได้อย่างชัดเจน สามารถใช้วิธีบันทึกการทำงานที่กล่าวในข้างต้นมาจัดสรรค่าใช้จ่ายที่มีความเกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ได้ ใช้วิธีจัดสรรตามชั่วโมงการทำงาน ก็สามารถรู้ได้อย่างชัดเจนแล้วว่าแต่ละรหัสโปรเจกต์ใช้ชั่วโมงการทำงานของพนักงานไปเท่าไหร่  มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องอะไรบ้าง

เมื่อเริ่มทำโปรเจกต์ ให้ใช้วันที่คาดการณ์แล้วเสร็จของโครงการกับวันที่เริ่มงานโครงการและจำนวนบุคลากรที่ต้องใช้มาคำนวณจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด แล้วค่อยนำมาเทียบกับจำนวนชั่วโมงทำงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เพื่อประเมินความคืบหน้าของโปรเจกต์ในปัจจุบันและความคืบหน้าในอนาคตว่าจะตรงกันหรือไม่ หรือ นำค่าใช้จ่ายต้นทุนที่เกิดขึ้นแล้วไปเทียบกับต้นทุนที่เคยคาดการณ์เอาไว้ เพื่อทำความเข้าใจความคืบหน้าของค่าต้นทุนปัจจุบัน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ล้วนมีประโยชน์ต่อผู้บริหารในการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจนโยบายต่างๆอย่างมาก

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม : 0633253640

หรือ 02-6863000 ต่อ 3042

Email: support@aresth.co.th