ธุรกิจค้าปลีก
IT CITY
IT CITY
บริษัท ไอที ซิตี้ จำกัด (มหาชน) หรือ “IT CITY” จำหน่ายสินค้าไอทีแบบครบวงจรผ่านหน้าร้านสาขาและช่องทางออนไลน์ รวมถึงมีหน่วยงานที่ดูแลลูกค้าองค์กร หน่วยงานราชการ และสถาบันการศึกษา อีกทั้ง IT CITY ยังได้รับสิทธิ์เข้าเป็นผู้บริหารร้านค้าของคู่ค้าต่างๆ ในศูนย์การค้าชั้นนำทั่วประเทศ
IT CITY เคยมีปัญหาด้านการทำงานหลังบ้านเกี่ยวกับทางบัญชีเนื่องจากพนักงานทำงานหลายระบบเพราะมีคู่ค้าหลายรายและจำหน่ายหลายช่องทาง และแต่ละระบบก็ไม่เชื่อมต่อกัน ทำให้พนักงานต้องทำงานหลายครั้งและรายการต่างๆตกหล่นไปค่อนข้างเยอะ จึงมองหาระบบที่จะสามารถรวมข้อมูลรายการซื้อ-ขายทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกันเพื่อให้สามารถทำบัญชีได้ง่ายยิ่งขึ้น จึงเลือกใช้บริการจาก ARES ซึ่งได้นำระบบ ARGO เข้ามาใช้ในการทำงานขององค์กร หลักๆที่ใช้งานนั้นก็คือ การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง POS กับ ERP โดยการ Interface เข้าหากันเพื่อให้ข้อมูลไหลได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งสามารถเลือก Interface ได้แบบ Realtime หรือ แบบ Manual พร้อมรายงานตรวจสอบความถูกต้องจากการ Interface
Implement Features
- การ Interface: สามารถเลือกใช้ได้ทั้ง Realtime และ Manual และสามารถออกรายงานเพื่อการตรวจสอบความถูกต้องของการ Interface
- บัญชี: สามารถเลือกบันทึกรายการซื้อ/ขายแบบเดี่ยวหรือชุดในบัญชีแยกประเภททั่วไป (GL) เพื่อรองรับรายการซื้อ-ขายจำนวนมากต่อวัน
- การบันทึกค่าใช้จ่าย: สามารถระบุเงินสดย่อยของแต่ละสาขาได้อย่างชัดเจน
- Fixed Asset: บันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์อัตโนมัติและสามารถพิมพ์ฉลากสินทรัพย์ได้โดยตรงจากระบบเพื่อนำไปติดกับสินทรัพย์ชิ้นนั้นๆ
- การตรวจสอบ: ระบบ ARGO มีฟังก์ชั่นเฉพาะสำหรับการตรวจสอบก่อนและหลังการทำปิดบัญชีประจำเดือน เพื่อให้งบการเงินและรายงานต่างๆ ถูกต้องตามความเป็นจริง
ความแตกต่างระหว่างก่อนและหลังใช้ ARGO
EXISTING WORK FLOW
1. ระบบที่มีอยู่ไม่มีการอัพเดท
ARGO
- ระบบใหม่และทันสมัย
- รองรับมาตรฐานเอกสารของกรมสรรพากรที่อาจจะมีการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมในอนาคต
- Customized พิเศษเพิ่มเติมตามการทำงานของผู้ใช้งาน
2. ข้อมูลการ Interface จากระบบ POS เข้าระบบ ERP ไม่ครบจึงต้องมีการตรวจสอบข้อมูลต้นทางและปลายทางทุกวัน ทำให้เสียเวลาในการทำกระทบยอดทุกวัน
- Interface ข้อมูลจากระบบ POS เข้าระบบ ERP ทุกวันแบบอัตโนมัติ
- มีรายงานการ Interface สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้รวดเร็ว
3. ไม่รองรับการออกใบวางบิล
- สามารถออกใบวางบิลจากระบบได้โดยตรง
4. บันทึกค่าใช้จ่ายเข้าระบบเองทุกวันจำนวน 481 สาขา
- มีโมดูล Deferred ช่วยคำนวนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าและสามารถบันทึกบัญชีให้เป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนได้แบบอัตโนมัติ
- สามารถพิมพ์เอกสารค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าได้
5. ไม่สามารถสร้าง Textfile ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภ.ง.ด. 3 และ ภ.ง.ด.53 สำหรับนำเข้าโปรแกรมของสรรพากร
- สามารถ export รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็น Textfile เพื่อนำเข้าโปรแกรมของสรรพากรได้
6. ไม่มีโมดูลทะเบียนสินทรัพย์จึงต้องจัดการแต่ละรายการเองผ่าน excel
ระบบทะเบียนสินทรัพย์
- พิมพ์ Label Asset จากโปรแกรม
- Partial Write off กรณีซื้อสินทรัพย์และมีการลดหนี้จากการซื้อสินทรัพย์ภายหลัง
- Asset Improvement กรณีมีการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์และเพิ่มการคำนวณค่าเสื่อมเพิ่มเติม
- Transfer Fixed Asset ระหว่างสาขา
- คำนวณค่าเสื่อมราคาและบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติทุกสิ้นเดือน
7. การตรวจสอบก่อนปิดบัญชี: พนักงานต้องเข้าหลายหน้าต่างและตระหนักว่าต้องตรวจสอบอะไรบ้างเพื่อให้การบันทึกบัญชีเสร็จสมบูรณ์ครบถ้วน
- ARGO มี “การตรวจสอบก่อนปิดบัญชี” เป็นฟังก์ชันที่ให้คำแนะนำว่ามีข้อมูลใดบ้างที่ต้องตรวจสอบเพื่อมั่นใจได้ว่ามีการลงบัญชีถูกต้องทุกเดือน และสามารถทำได้ในระบบเดียวกัน
8. การตั้งเงินทดรองจ่ายและการเคลียร์เงินทดรองจ่าย สำนักงานใหญ่มีหน้าที่ต้องบันทึกเอกสารนี้จากทุกสาขาเองทั้งหมด
- กระจายงานการตั้งเงินทดรองจ่ายและการเคลียร์เงินทดรองจ่ายให้แต่ละสาขาเป็นผู้บันทึกของสาขาตัวเองและ Interface ข้อมูลจาก POS ให้สำนักงานใหญ่ตรวจสอบเพื่อ Import เข้า ArgoERP แบบ Realtime ลดงานของสำนักงานใหญ่จากที่ต้องคีย์เข้าระบบเองเปลี่ยนมาเป็นผู้ตรวจสอบแทน
เรียนรู้ ARGO เพิ่มเติมได้ที่ https://aresth.kos.co.th/products/argo
